Elektronische Rechnung: Was Firmen beachten müssen

Gemäß Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes müssen bei der elektronischen Rechung Integrität und Authentizität gewährleistet sein. Mit anderen Worten: Der Inhalt der Rechnungen darf auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht verändert werden und der Absender muss eindeutig identifizierbar sein.

Von den Finanzämtern sind dafür bislang die qualifizierte Signatur und das EDI-Verfahren anerkannt. Bei letzterem treffen zwei Unternehmen eine Vereinbarung. Ihre Anwendungssyteme – in den meisten Fällen sind das die beiden ERP-Systeme – tauschen die Rechungsdaten über eine VPN-Leitung aus. Firmen, die über kein ERP-System verfügen, bleibt die Möglichkeit der qualifizierten Signatur. Dabei bekommt der Rechnungsversender ein Zertifikat eines Trust-Centers. Als solche agieren etwa T-Systems mit Telesec, die Sparkassen-Finanzgruppe mit S-Trust oder Datev mit e:secure (PDF). Mit dem Zertifikat wird dann eine PDF-Datei signiert.

Silke Weisheit, Projektleiterin bei IBI Research an der Universität Regensburg (Bild: IBI Research).

Mit der ab 1. Juli europaweit geltenden neuen Regelung will die Bundesregierung diese bürokratische Hürde beseitigen. Die elektronische Rechnung soll dadurch mit der Papierrechnung gleichgestellt werden. Unternehmen soll das um bis zu vier Milliarden Euro entlasten. Kann künftig seine Rechnungen also jeder verschicken, wie er will? Nein, denn ganz so einfach wie es zunächst klingt, ist es dann doch nicht.

Unternehmen müssen weiterhin nachweisen

„Die Nachweisschuld bleibt weiterhin bestehen“, sagt Silke Weisheit, Projektleiterin bei IBI Research an der Universität Regensburg. „An dieser Tatsache ändert auch das neue Steuervereinfachungsgesetz nichts.“ Denn das Gesetz fordert weiterhin, dass Unternehmen „innerbetriebliche Kontrollverfahren“ etablieren, um Paragraf 14 gerecht zu werden. Darüber, welche das genau sind, schweigt sich der Gesetzgeber aus. Anerkannt bleiben die elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren.

„Wer einen anderen Weg wählt, bewegt sich auf unsicherem Terrain“, warnt Marcus Laube, Vorstand beim Verband elektronischer Rechnung (VeR). „Niemand kann im Moment garantieren, welche neuen Verfahren durch das Finanzamt bei einer späteren Prüfung anerkannt werden.“ Bislang gäbe es keine beispielhaften Prozesse, wie andere als die etablierten Wege korrekt aussehen könnten.

Rechtsunsicherheit

Wenn dann in drei Jahren ein Prüfer kommt und die Vorgehensweise nicht anerkennt, gibt es ein böses Erwachen: Dann müsste das Unternehmen die gezogene Vorsteuer nachzahlen. Laube zeigt sich unzufrieden: „In dieser Form ist das Gesetz wenig zielführend. Die angegebenen vier Milliarden Einsparungen sind zwar realistisch, aber dafür bedarf es keiner neuen juristischen Regelung.“ Der VeR empfiehlt deshalb bei der qualifizierten Signatur und dem EDI-Verfahren zu bleiben, bis sich weitere Lösungen etabliert haben.